INTEGRITETSPOLICY

Behandling av personuppgifter

Syfte

Hos Nya TM Redovisning AB värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd, exempelvis skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag. Vår integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi använder bara personuppgifter till de ändamål vi samlar in dem för och bara så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor på info@tmredovisning.se eller 0921-361810.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Nya TM Redovisning AB, orgnr: 559128-8914 är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi behandlar personuppgifter när du är i en kundrelation med oss, anställda och styrelsemedlemmar hos oss eller våra kunder och medlemmar i bostadsrättsföreningar som är kund hos oss.

Vi samlar in information om dig som du själv direkt eller indirekt lämnar till oss. Det kan exempelvis vara i samband med en intresseanmälan eller en ansökan, när du ingår ett avtal med oss eller i övrigt när vi administrerar ett avtal.

Det finns olika syften för respektive personkategori när det gäller behandling av personuppgifter. För dig som registrerad ska det framgå tydligt varför vi har dina personuppgifter och även hur länge vi sparar dem. Det krävs stöd i GDPR och Dataskyddslagen för att behandla personuppgifter.

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som krävs. Nedan beskrivs varför vi har uppgifter för varje personkategori och hur länge vi sparar personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling utifrån kundrelationer

Exempel på uppgifter vi behandlar är namn, personnummer, adress, email och bild. När du har en kundrelation hos oss så behöver vi spara dina uppgifter för att fullfölja avtal och enligt berättigat intresse, uppgifterna sparas så länge avtalet fortgår samt enligt bokföringslagen och penningtvättslagen.

Personuppgiftsbehandling utifrån anställda och styrelsemedlemmar

Exempel på uppgifter vi behandlar är namn, personnummer, adress, email, kontonummer, facklig tillhörighet, utmätning. När du är anställd så behöver vi spara dina uppgifter för att fullfölja avtal och enligt berättigat intresse. Uppgifterna sparas så länge vi behöver enligt de arbetsrättsliga lagar som finns.

Personuppgiftsbehandling utifrån medlemmar i bostadsrättsföreningar

Exempel på uppgifter vi behandlar är namn, personnummer, adress och kontonummer. När du är medlem i en bostadsrättsförening hos våra kunder så behöver vi spara dina uppgifter för att fullfölja avtal och enligt berättigat intresse. Dessa sparas så länge avtalet fortgår och enligt bokföringslagen.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, kan vi också samla in adress och telefonuppgifter från offentliga register samt samla in uppgifter från myndigheter.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med:

• Programleverantörer, t ex Visma, Fortnox
• Myndigheter, t ex Skatteverket
• Banker
• Försäkringsbolag, t ex Fora
• Revisorer
• SRF

När dina personuppgifter delas sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. I de fall vi lämnar ut uppgifter till tredje part så säkerställer vi att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Uppgifterna sparas normalt så länge avtalet fortgår och enligt de lagar som vi måste följa. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändig för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Personnummer behandlas med extra försiktighet.

Dina rättigheter

Du kan när som helst kontakta Nya TM Redovisning AB för att utöva dina rättigheter, lämna synpunkter eller har frågor angående dina behandlade personuppgifter, du kontaktar oss på info@tmredovisning.se eller 0921-361810. Klagomål kan också göras till Datainspektionen.

Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du i förekommande fall behöver få djupare insikt kring vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Tänk på att i de fall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

– Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Du har också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter.

– Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig i de fall:

Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.

Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.

Du invänder mot behandling för direktmarknadsföringsändamål.

Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk också på att vi kan ha rätt att neka din begäran i de fall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftningen, bank- och penningtvättslagstiftningen samt från konsumenträttslagstiftningen.

Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

– Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

– Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

– Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?

Datainspektionen/ Dataskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen/ Dataskyddsmyndigheten.

Nya TM Redovisning AB förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn.